Comment les équipes peuvent s'attaquer à la crise d'été
La recherche montre comment la productivité fait un plongeon pendant les mois d'été, et pas seulement parce que les membres de l'équipe sont en vacances. David Bowes propose quelques stratégies pour maximiser la production de votre équipe pendant la saison des fêtes.
L'été est un moment pour se détendre – les pauses de plage, les voyages en famille et le temps bien mérité loin de la mouture quotidienne. Chaque employé mérite de prendre de bonnes vacances, sans le fardeau de l'enregistrement du bord de la piscine ou de s'inquiéter d'une boîte de réception débordante.
Cependant, alors que les individus se rechargent, les organisations se retrouvent souvent à courir en demi-puissance. Le soi-disant chahut estival – cette baisse saisonnière de la productivité et de l'engagement – peut s'attarder longtemps après le retour des équipes en septembre.
Des recherches de Captivate ont montré que pendant les mois d'été, la productivité chute jusqu'à 20%, les temps de redressement du projet ralentissent de 13%, la fréquentation des baisses de 19% et les employés sont 45% plus susceptibles d'être distraits.
Avec autant de bureaux, ceux qui sont laissés derrière sont étirés, jonglant avec des tâches supplémentaires tout en essayant de garder des projets sur la bonne voie. Le résultat? Un stress accru, une réduction de la motivation et une livraison plus lente.
Mais voici la bonne nouvelle: cela ne doit pas être inévitable. Les chefs d'équipe et les gestionnaires RH peuvent agir maintenant pour s'assurer que tout le monde – et pas seulement ceux qui disparaissent – ont un été sans stress.
Les dirigeants peuvent se préparer, plutôt que de réagir, à la crise d'été en regardant les différentes personnalités de leurs équipes. Voici quelques pointeurs.
1. Sachez qui fait quoi et pourquoi c'est important
Trop de dirigeants regardent les calendriers des fêtes et comptent les têtes. Mais le vrai défi n'est pas combien de personnes sont absents, mais qui est absent. Perdez-vous votre planificateur de choix? Votre facteur de motivation de l'équipe?
En utilisant des outils comme Insights Discovery, qui mappe les préférences comportementales des gens en utilisant quatre énergies de couleur (rouge ardent, jaune soleil, vert terre et bleu frais), les gestionnaires peuvent prédire comment la dynamique de l'équipe pourrait changer lorsque quelqu'un est sorti et se prépare en conséquence.
Une astuce ici est de créer une matrice de communication. En tant qu'équipe, traquez les forces de chacun, leurs préférences de communication et la valeur qu'ils apportent. Cette compréhension partagée aide à la couverture des rôles, crée de l'empathie et n'assure rien d'important à travers les mailles du filet.
2. Planger les lacunes de prise de décision avant de se produire
De nombreux projets se décrochent pendant l'été parce que la personne qui prend généralement les grandes décisions est absente. Ne laissez pas les progrès dépendre d'un individu ou dépendez de contacter quelqu'un en continu tout au long de sa pause.
Au lieu de cela, construisez une carte de délégation de décision. Identifier les goulots d'étranglement potentiels et attribuer une autorité de prise de décision claire. Cela devrait définir qui est habilité à prendre les décisions, les délais d'action et le soutien par les pairs disponibles pour ceux qui sont moins confiants.
Cette approche renforce l'autonomisation et la confiance, garantissant que les gens peuvent s'approprier – et que les décisions ne se trouvent pas dans les limbes pendant que quelqu'un est sur une plage d'Ibiza.
3. Équilibrez la charge de travail
Quand quelqu'un est éteint, il est tentant de décharger son travail sur celui qui est le plus disponible – ou le plus fiable. Mais le faire sans structure peut provoquer du ressentiment et de l'épuisement professionnel.
Une autre option consiste à utiliser une revue d'impact sur la charge de travail pour identifier les responsabilités critiques et faire correspondre la couverture aux personnalités compatibles. Avec cela, vous pouvez cartographier qui fait quoi, assurant une répartition équitable des tâches. Il offre également l'occasion de clarifier ce qui est urgent par rapport à ce qui peut attendre, en utilisant un modèle «Now, Next, plus tard».
La planification à l'avance réduit le stress, améliore la cohésion de l'équipe et signifie que personne n'est aveuglé par une liste de tâches inattendue.
4. Ne comptez pas seulement les têtes – considérez la dynamique de l'équipe
Les équipes sont des écosystèmes. Si quelqu'un avec de solides compétences analytiques et détaillées est absente, qui entre dans cet état d'esprit?
Communiquez avec votre équipe sur les comportements et les compétences qui manqueront pendant le congé de quelqu'un. Qui intervient et qu'attend-on d'eux? Cela signifie que tout le monde est habilité à s'adapter et à contribuer.
En outre, cette transparence renforce la sécurité psychologique et la résilience et aide à éviter un vide de leadership ou une baisse de motivation.
5. Ce n'est pas seulement une question de productivité
L'été devrait être agréable pour tout le monde, même ceux qui tiennent le fort. Si le moral prend un coup, les performances le feront aussi. Pour arrêter cela, encouragez et reconnaissez les efforts en offrant de petits avantages tels que les finitions précoces et les longues pauses déjeuner, ou l'envoi de messages de remerciement personnalisés du leadership.
Envisagez d'utiliser des outils de suivi de projet transparents pour reconnaître les contributions et encourager la collaboration. Des actions simples contribuent grandement à montrer que les dirigeants voient et apprécient l'effort supplémentaire – en particulier pendant les périodes exigeantes.
6. Construisez l'agilité par la formation croisée
N'attendez pas que quelqu'un soit en vacances pour réaliser que c'est la seule personne qui peut faire une tâche. L'été est le moment idéal pour renforcer l'agilité de l'équipe et réduire les points d'échec unique.
Une façon de le faire consiste à via un plan de partage des connaissances, où les membres de l'équipe documentent leurs processus principaux et peuvent accéder aux ressources via un lecteur partagé. Les individus transversaux ne sont donc pas perturbés par l'absence.
Les équipes agiles ne sont pas seulement plus résilientes pendant les vacances – elles sont également mieux équipées pour gérer tout changement ou perturbation future.
Peut-être que le point à retenir le plus important est que votre équipe mérite une pause. Tout le monde a besoin de temps pour se déconnecter, se détendre et revenir rafraîchi.
Cela ne se produit que lorsque le reste de l'équipe est équipé et habilité à continuer en leur absence, sans appels, pings ou demandes de mises à jour constants.
Lorsque les dirigeants planifient de manière proactive, les employés en congé peuvent vraiment se détendre, tandis que ceux qui restent derrière se sentent soutenus, pas étirés.
Alors n'attendez pas que la productivité plonge pour agir. Prenez de l'avance sur le ralentissement de l'été et faites de cette année que votre équipe prospère vraiment, à la fois au travail et en vacances. Téléchargez le guide du leader de Insight pour lutter contre le ralentissement de l'été ici.