Comment l'utilisation des données peut transformer les mandats de retour au bureau

Comment les mandats de retour au bureau peuvent-ils être rendues plus efficaces et plus largement adoptées par les employés, demande à Matt Bailey?

Les gros titres font partie des messages familiers: «Les employés ont commandé trois jours par semaine» et «le nouveau mandat de retour au bureau (RTO) a été déployé». Pour de nombreuses organisations, les mandats RTO font désormais partie du paysage du lieu de travail. En fait, près de la moitié (42%) d'entreprises prévoyaient de faire un retour complet au bureau – en les plaçant parmi Amazon, Barclays, Boots, Dell et Disney.

Mais au milieu de la poussée pour ramener les gens, une question plus urgente ne se passe souvent pas: ces mandats fonctionnent-ils réellement?

Les mandats peuvent fixer les attentes – décrivant la fréquence à laquelle les employés doivent être au bureau – mais sans visibilité claire, il n'y a aucun moyen de savoir si ces attentes sont satisfaites. Et, dans de nombreux cas, ils ne le sont pas. En fait, les chercheurs ont constaté qu'à peu que deux travailleurs sur cinq (42%) britanniques se conformeraient à un mandat RTO à temps plein, contre 54% en 2022.

Une partie du problème est que le monde a évolué, tout comme le lieu de travail. Trop d'entreprises tentent de dépoussiérer un ancien livre de jeu et de l'appliquer dans une nouvelle ère, seulement pour répondre à la résistance et à la non-conformité en retour.

Mais dans de nombreux cas, ce n'est pas le mandat que les employés repoussent – c'est le bureau lui-même. Si l'environnement ne soutient plus la façon dont les gens fonctionnent le mieux, même les politiques bien intentionnées tomberont à plat. C'est pourquoi le succès des politiques RTO ne peut pas être mesuré dans les seuls mandats. Cela nécessite une vision claire et honnête de ce qui fonctionne, de ce qui n'est pas et de la façon dont le lieu de travail d'aujourd'hui doit évoluer pour soutenir un travail significatif en personne.

Et cela commence par comprendre ce qui se passe réellement à l'intérieur du bureau.

Pour de nombreuses organisations, les mandats RTO sont enracinés dans de bonnes intentions. Certains leaders voient le travail en personne comme un moyen de raviver la collaboration, de stimuler l'innovation, de renforcer la culture et d'améliorer la productivité. Ce sont tous des objectifs valables, mais les transformer en réalité se révèle beaucoup plus difficile.

Actuellement, de nombreuses politiques RTO consistent principalement en une approche «carotte et bâton» qui combine des incitations et des sanctions potentielles pour aider à promouvoir la conformité des employés. En règle générale, cela comprend des encouragements tels que les subventions de banlieue, les équipements de bien-être sur place, les espaces de travail améliorés et la formation en face-à-face sur mesure. D'un autre côté, certaines organisations prennent une ligne plus difficile, même limitant les bonus pour les employés qui ne suivent pas le mandat.

Bref, il est clair que le leadership veut que les gens reviennent dans le bâtiment. Mais l'intention seule ne suffit pas. Même la politique RTO la plus soigneusement élaborée peut tomber à plat s'il n'est pas soutenu par une visibilité du monde réel. Sans savoir ce qui se passe réellement au jour le jour – qui arrive, quand et comment l'espace est utilisé – les entreprises restent sur l'espoir plutôt que sur les preuves.

Pour obtenir cette visibilité, ce dont les organisations ont besoin sont des données robustes en temps réel. Cela devrait couvrir deux domaines cruciaux: la fréquentation – qui arrive, quand et dans quelle mesure – et la productivité – évaluer la façon dont l'espace soutient le travail, y compris des facteurs tels que les niveaux de bruit, la collaboration et l'utilisation des salles de réunion.

Lorsqu'ils sont combinés, ces deux points de données peuvent révéler comment le bureau est réellement utilisé et si les politiques RTO fonctionnent. Par exemple, une entreprise peut voir une forte fréquentation de l'équipe sur papier, mais trouve que la plupart des employés réservent des salles solo pour échapper au bruit ouvert. Dans ce cas, si l'objectif du mandat était de stimuler la collaboration, cela indique une déconnexion claire entre l'intention et l'environnement.

JP Morgan et Amazon ont appris cela à la dure lorsque des données inexactes les ont laissés face à une pénurie de bureau lors du déploiement de leur mandat RTO – une erreur coûteuse qui montre les risques de faire des hypothèses. Sans les bonnes données de qualité, même les politiques les plus intentionnées peuvent se retourner contre lui, ce qui affecte les employés, les opérations et les clients.

Cette inflexibilité inhérente rend difficile l'intégration de manière transparente aux systèmes existants qui gèrent des choses comme l'accès ou les réservations sur place. Et lorsque le lieu de travail doit changer, qu'il s'agisse de nouvelles politiques hybrides ou de modification des modèles d'utilisation, ces outils ne peuvent souvent pas suivre. Pensez-y comme forcer des pièces de puzzle inégalées ensemble – cela crée une friction, pas une résolution. Mais cela ne devrait pas être ainsi, après tout, les logiciels devraient s'adapter à vos besoins, et non l'inverse.

Au lieu de cela, les organisations ont besoin de plateformes intégrées flexibles qui suivent les règles sur mesure qu'ils ont créées. Avec cette approche, la plate-forme peut s'approvisionner aux données des systèmes existants comme les logiciels de réservation de bureau et les utiliser pour suivre la fréquentation. Parallèlement à cela, une plate-forme agile permettra à une organisation de mesurer la productivité via des capteurs d'occupation.

Ces idées ne mesurent pas seulement – elles permettent un changement positif. Cela pourrait ressembler à des données d'occupation en direct aidant les employés à trouver des zones plus silencieuses, réduisant le besoin d'une utilisation en solo de salle de réunion. Pour les organisations, ces données pourraient montrer quels jours attirent le plus d'employés au bureau, ce qui leur permet de façonner les futures politiques conformément aux préférences des employés à jour.

Il est crucial de comprendre que les outils d'espace de travail compatibles avec les données ne prennent pas seulement en charge la conformité RTO – ils rendent le bureau plus intéressant. En créant des environnements réactifs et riches en ressources, les employés ne se sentent pas soutenus, la collaboration devient plus facile et les frustrations concernant des facteurs tels que les ressources et le bruit sont éliminés. Au fil du temps, cela pourrait réduire le besoin de mandats stricts, car les gens veulent simplement entrer.

Cependant, ce n'est pas un processus unique. C'est continu. Les politiques RTO doivent être continuellement réévaluées en fonction de l'évolution de l'utilisation et des commentaires. Avec la bonne technologie en place, cela peut devenir un processus à faible friction et à fort impact: capture. Analyser. Ajuster.