Uje Awards 2025 Short Liste: RH et technologie numériques
Bupa UK emploie environ 25 000 employés, avec 18 000 de ces employés travaillant en première ligne dans les cliniques, les hôpitaux et les maisons de soins. L'entreprise s'est rendu compte qu'elle devait simplifier ses avantages complexes aux employés – l'admissibilité différait entre différents groupes et secteurs; Les avantages sociaux ont été gérés dans plusieurs systèmes RH et Payroll; et consulté et géré via une multitude de canaux. Une enquête de collègues a montré que près de 50% des personnes n'étaient pas au courant des avantages auxquels ils avaient droit.
La société s'est associée à Benifex pour mettre en œuvre OneHub, qu'elle a qualifiée de Vivabenefits en 2024. Cela centralise tous les avantages, y compris un point d'accès unique pour tous les avantages, des tableaux de bord personnalisés et des déclarations de récompense totales.
Les employés pourraient accéder aux outils qui modéliseraient les différentes options de prestations afin qu'ils puissent comprendre leur impact. La plate-forme intégrée à l'application MyBupa Health, qui a fourni des outils de méditation, des articles de bien-être et une réservation de rendez-vous.
Une campagne de communication complète a été lancée pour soutenir l'adoption, notamment des champions de parrainage exécutif et d'engagement qui ont mené des roadshows, des démos et même un concours de danse. Des commentaires en cours ont été recherchés grâce à des réunions de gouvernance mensuelles et des groupes d'écoute pour assurer une amélioration continue. Bupa s'est engagé à planter des arbres pour les 2 000 premiers journaux au cours des deux premières semaines, et cette cible a été atteinte le jour de lancement. Une forte proportion d'employés s'est inscrite et l'engagement avec la plate-forme est stable.
Les collègues et les gestionnaires de Centrica ont été confrontés à un défi commun: accéder rapidement aux politiques et processus RH qui ont été dispersés sur plusieurs pages et documents intranet. Cette fragmentation a entraîné des retards, des informations incohérentes et un volume élevé de requêtes répétitives aux équipes de support RH, détournant les ressources à partir de travaux complexes et ajoutés. Les canaux de communication traditionnels étaient trop lents, ce qui a un impact sur la prise de décision et l'efficacité.
Centrica a créé Cenai, un chatbot propulsé par l'IA co-créé par l'équipe des relations avec les employés et les services de technologie numérique. Construit sur Microsoft Azure AI et intégré à une base de connaissances SharePoint centralisée, Cenai a été formé pour comprendre les requêtes en langage naturel et fournir des réponses instantanées et précises avec des liens vers les derniers documents politiques. À la suite d'un pilote réussi avec des gestionnaires, Cenai a été déployé dans l'entreprise. L'adoption a été soutenue par des communications ciblées, des ressources de formation et une approbation du leadership, avec des contrôles de confidentialité et de précision intégrés dans la conception.
CENAI délivre un accès instantané 24/7 aux informations RH, réduisant les temps de réponse de la requête des heures ou jours en secondes. Il a réduit les demandes de renseignements répétitives de plus de 30% dans les trois mois, libérant des équipes pour des travaux de plus grande valeur. Les informations sont désormais cohérentes, actuelles et fiables, améliorant la conformité et la prise de décision. Les commentaires des utilisateurs ont été extrêmement positifs, avec une cote de satisfaction de 85%. L'initiative a élevé le rôle de l'équipe des urgences dans l'organisation, démontrant comment ils peuvent conduire la transformation numérique pour améliorer l'expérience, l'efficacité et la qualité des services des employés.
Flutter est un opérateur de paris sportifs en ligne et de jeu en ligne, et en 2020 a subi une fusion qui a réuni plusieurs marques, notamment Paddypower et Betfair, sous un seul groupe. Avant cela, il n'y avait eu aucun mandat de groupe pour harmoniser les prestations, et la société opérait dans plusieurs pays avec des offres de prestations variées. Il voulait maximiser la valeur des avantages pour l'entreprise, créant une expérience mondiale cohérente pour les employés, ainsi que rationaliser et automatiser les processus back-end et stimuler l'engagement.
Il a décidé de travailler avec Benifex à la fin de 2022 pour déployer sa plate-forme OneHub, qualifiée de zone de récompense. Il se concentrait initialement sur les régions où ce serait le plus complexe. L'un des principaux défis était de créer des communications cohérentes et convaincantes qui fourniraient un aperçu des avantages disponibles, donc ensemble, ils ont créé une boîte à outils de communication mondiale qui pourrait être adaptée localement. Les équipes de prestations étaient conscients des différences de culture et d'approche et ont utilisé des appels pré-découverte pour comprendre les défis et ont travaillé avec différents emplacements pour soutenir la mise en œuvre.
OneHub a aidé à flotter à rationaliser l'administration des avantages sociaux et l'exécution de la paie, à obtenir une meilleure surveillance des risques et de la conformité et à faire des déclarations de récompense totale sur mesure aux employés. Les avantages noyaux et volontaires sont normalisés dans plusieurs régions et les requêtes sont centralisées via Benifex Helpdesk. L'engagement au Royaume-Uni a été très élevé – avec plus de 80% des employés qui se sont connectés. Les signes mensuels ont considérablement augmenté et la plate-forme a «réalisé des avantages opérationnels importants», selon la société.
Lloyds Banking Group a découvert que des collègues avaient du mal à naviguer dans son écosystème RH, trouvant cela long, fragmenté et frustrant. Les employés passaient plus d'un million d'heures par an à rechercher des conseils politiques sur SharePoint, par exemple, et il y avait un taux d'échec de 30% pour trouver les bonnes réponses. Cela signifiait qu'ils se sont tournés vers des canaux informels, augmentant le risque de désinformation et de conseils incohérents. La banque devait créer une expérience numérique d'abord qui signifiait que les employés pouvaient utiliser le libre-service en toute confiance.
LBG a lancé Prosper – un portail HR génératif alimenté en AI construit sur un seul point d'entrée. Il intègre les connaissances vérifiées, la navigation intuitive et le support en temps réel. Il existe un chatbot conversationnel qui dégénère pour vivre des agents RH lorsque les problèmes sont complexes ou sensibles. LBG a travaillé avec ServiceNow sur une preuve de concept de sept semaines avec un certain nombre d'experts en RH internes, qui ont constaté que la plate-forme avait libéré du temps pour que des collègues passent plus de temps à soutenir les clients et ont assuré une satisfaction plus élevée. Cela a obtenu un soutien exécutif supérieur à l'investissement.
En plus de numériser le contenu existant, LBG l'a repensé, consolidant 28 documents de politique en 14 nouvelles normes politiques, réécrites en langage inclusif et clair. Prosper a été lancé en décembre 2024 et a été continuellement amélioré par des tests pilotes et des commentaires. Après un pilote réussi, il a été déployé dans de nouvelles unités commerciales chaque mois et sert désormais plus de 66 000 collègues. Les employés déclarent trouver «beaucoup plus facile» de trouver des lignes directrices et des informations sur les politiques, et le score net du promoteur pour Prosper reste supérieur à 90%. Plus de 90% des requêtes RH parcourent désormais le Genai et le libre-service, ce qui signifie que les équipes RH peuvent se concentrer sur un travail plus complexe et plus adécalade.
L'agent immobilier Savills a été confronté à un processus de paie complexe et sujet aux erreurs pour ses plus de 5 000 employés dans 23 divisions. Cela impliquait des centaines de feuilles de calcul Excel, des fusions de courrier manuel et une validation manuelle significative des données. La charge de travail était si intense que le personnel financier senior travaillait pendant des mois, avec des centaines d'erreurs de paie par an.
Dirigée par un nouveau chef de récompense, l'équipe a proposé une solution centralisée et dirigée par la technologie appelée PayScale. Après une consultation approfondie et un examen juridique, le projet a été approuvé et mis en œuvre en seulement trois mois, en ligne en janvier 2023. Le déploiement comprenait la planification de la prime et la révision des salaires, les lettres de rémunération automatisées et les rapports intégrés Payroll et HRIS. Au cours des deux années suivantes, les améliorations comprenaient une solution de puissance BI pour les rapports de division automatisés, les fonctionnalités de signature électronique via le signe Adobe Acrobat et l'automate de puissance pour les promotions, et une utilisation élargie à travers le Royaume-Uni, l'Irlande et les divisions internationales.
Les résultats ont été transformateurs. La précision de la paie est passée de 600 erreurs à zéro dans les trois ans. Les mèches financières ont évité des mois de travail du week-end, les directeurs de division ont sauvé des centaines d'heures et les équipes RH ont évité des semaines de production de lettres répétitives. Le processus rationalisé a favorisé une collaboration plus forte entre les équipes de récompense, de finance, de RH et d'informatique, démontrant comment la technologie peut entraîner à la fois l'efficacité et la précision. Savills prévoit désormais de déployer PayScale pour poursuivre les divisions britanniques et en Espagne.
TP UK est un fournisseur d'externalisation et d'expérience client avec plus de 11 000 employés. L'entreprise a été confrontée à un défi important dans la transformation de sa formation RH Manager pour une main-d'œuvre post-pandemique. Avant la pandémie, toute formation a été dispensée en personne sur des sites physiques, mais d'ici 2025, plus de 85% des employés travaillaient à domicile. Les séances traditionnelles mensuelles sur place n'étaient plus pratiques ou efficaces, créant le besoin d'une alternative numérique évolutive, accessible et engageante qui a maintenu la qualité de la livraison en personne précédente tout en répondant à l'évolution de la conformité et des demandes commerciales.
L'équipe des partenaires commerciaux RH a répondu avec un programme de formation HR Bitesize mensuel, un modèle hybride combinant des sessions virtuelles en direct via des équipes Microsoft, un apprentissage en ligne auto-rythmé sur la plate-forme MYTP et une formation améliorée par AI-USH à l'aide d'outils tels que la synthèse et le générateur facile. Ces éléments ont assuré la flexibilité, l'inclusivité et l'interactivité, avec une rétroaction en temps réel et un suivi automatisé permettant une amélioration continue. Les avatars AI personnalisables et les voyages d'apprentissage gamifiés améliorent l'engagement et la rétention, et un bulletin hebdomadaire complémentaire de Spotlight RH renforce l'apprentissage.
Les scores des capacités de leader se sont améliorés en glissement annuel, les gestionnaires louant le format concis, interactif et pratique du programme. L'engagement d'apprentissage a bondi, les heures de formation en gestion passant de 3 000 en 2023 à près de 39 000 d'ici la mi-2025, signalant un changement culturel vers le développement professionnel continu. L'initiative soutient les objectifs stratégiques de TP en soutenant la transition vers un travail hybride, en maintenant un engagement élevé, en réduisant les coûts et en veillant à ce que les gestionnaires soient bien équipés pour diriger un marché concurrentiel. Cette innovation numérique a renforcé à la fois la performance opérationnelle et l'expérience des employés.
Welcome Break est un opérateur de services d'autoroute de premier plan avec plus de 6 000 employés. Cependant, il a été confronté à un défi important engageant et développer une main-d'œuvre largement basée sur la ligne de première ligne. La communication et la formation ont été entravées par des plateformes obsolètes qui manquaient de ciblage, de structure et d'accessibilité. Les employés ont reçu des mises à jour de manière incohérente et le contenu d'apprentissage statique et impersonnel n'a pas soutenu efficacement le développement. Pour augmenter la rétention et l'engagement, l'entreprise avait besoin d'une stratégie RH numérique intégrée.
La société a répondu en lançant deux plateformes phares. En 2023, il a introduit l'autoroute!, Une plate-forme d'apprentissage gamifiée mobile et de bureau construite avec Attensi. Cela a offert des voyages d'apprentissage basés sur des rôles, des gouttes de formation mensuelles et des programmes de leadership sur mesure, enrichis de voix off a-généré en AI et d'un assistant d'IA, «Dave», pour un soutien instantané. Le contenu de la conformité a été restructuré dans des modules ciblés et la formation sur mesure a été créée pour des marques, des départements et des initiatives spécifiques.
Welcome Break a ensuite lancé Journey, une plate-forme d'expérience des employés alimentée par Workvivo. Cela comprend des espaces personnalisés, une salle de rédaction centralisée, une bibliothèque de documents intégrée et des formats de contenu variés, garantissant des communications ciblées, pertinentes et engageantes pour tous les membres de l'équipe. Les dirigeants sont autorisés à conduire une communication bidirectionnelle, à augmenter la transparence et la responsabilité. Les deux plates-formes ont atteint une utilisation régulière élevée, et il y a une forte absorption volontaire d'apprentissage. Ensemble, ces innovations ont transformé la capacité de main-d'œuvre, la communication et la culture, alignant le développement des gens avec les objectifs stratégiques de Welcome Break.
Ces changements ont réduit la durée moyenne des cas, les absences de maladie à long terme et à court terme et réduit les coûts juridiques par collègue de près de la moitié. L'engagement a augmenté, avec un score Peakon de 8,4, à 71% de participation, et un score impressionnant de promoteur net des employés. La transformation a réalisé des économies considérables, une meilleure capacité de gestion et a favorisé une culture où les collègues se sentent respectés, soutenus et entendus.