Évitez ces 4 défis courants lors de la gestion d'équipes distantes

Lorsque vous passez de contributeur individuel à gestionnaire de personnel, vous apprenez rapidement que vos compétences existantes ne se traduisent pas automatiquement par le succès dans votre nouveau rôle. Et c’est la même chose lorsque vous apprenez à gérer une équipe hybride ou à distance. Cette nouvelle (plutôt) façon de travailler apporte son lot de défis.

Le travail hybride ne semble aller nulle part — 83 % des travailleurs déclarent préférer un modèle hybride plutôt que de travailler dans un bureau à temps plein. Cela signifie qu’il est essentiel d’être conscient des pièges courants de la gestion d’équipes hybrides et de les éviter intentionnellement. Voici quelques conseils d’instructeurs Udemy sur la gestion d’équipes distantes.

Défi commun n° 1 : Biais de proximité

Le biais de proximité est la préférence (souvent inconsciente) que nous accordons aux personnes qui travaillent sur site simplement parce que nous les voyons plus souvent et travaillons plus étroitement avec elles. Vous pensez que ce n’est pas un problème ? Gartner constate que 64 % des responsables déclarent que les employés sur site sont plus performants que les employés distants, et 75 % affirment que les employés sur site sont plus susceptibles d’être promus. Il est facile de voir comment ces croyances pourraient créer une prophétie auto-réalisatrice, où les managers pensent que les employés à distance ne sont pas aussi dignes de promotions, donc ils ne les défendent pas de la même manière ou n’offrent pas les mêmes opportunités que celles offertes aux personnes travaillant sur site. .

Comment le surmonter

Réfléchissez à la manière dont vous tenterez de limiter cette forme de biais à la fois dans les activités quotidiennes et pendant les moments critiques du cycle de vie des employés, comme les évaluations de performances et les promotions. L’instructeur d’Udemy, Hassan Osman, suggère de rendre les réunions plus équitables en demandant à tous les participants d’appeler depuis leur ordinateur portable (même s’ils travaillent dans le même bureau) et d’utiliser des outils comme le chat et les sondages pour le garder interactif. Pour plus de conseils d’Hassan sur la direction d’une équipe hybride, consultez son cours, Better Virtual Meetings.

En ce qui concerne les performances des membres de votre équipe, Alexis Haselberger recommande plusieurs tactiques telles que défendre intentionnellement vos travailleurs à distance, mettre en évidence leur travail dans les forums publics et vérifier régulièrement qui est promu ou récompensé, afin de ne pas biaiser les employés en personne. Pour plus de conseils d’Alexis, consultez son cours, Essential Skills to Lead From Anywhere.

Défi commun #2 : Microgestion

La plupart des gens ne se proposent pas d’être des microgestionnaires – ils se soucient simplement de respecter les délais et les quotas et de livrer des projets de haute qualité. Mais quelque part le long de la ligne, ils cessent de faire confiance aux membres de leur équipe et commencent à se sentir obligés de les suivre de manière excessive ou de vérifier leur travail trop souvent. Bien que la microgestion soit une menace dans n’importe quel environnement de travail, elle est beaucoup plus susceptible de se produire lorsque nous avons moins de visibilité sur ce que les membres de notre équipe font chaque jour.

Comment le surmonter

Alexis Haselberger recommande d’établir des normes de travail et de communication explicites. Par exemple, votre équipe respecte-t-elle les heures de travail principales ? Quand et comment les membres de l’équipe doivent-ils partager les mises à jour ? Qu’est-ce qu’un temps de réponse acceptable à un e-mail ou à un message instantané ? Chaque fois que vous confiez une tâche ou un projet à quelqu’un, discutez dès le départ du calendrier prévu et des points de contrôle. De cette façon, ils peuvent être responsables de vous envoyer des mises à jour, et vous n’avez pas besoin d’interrompre leur travail en demandant des rapports d’avancement ad hoc.

L’instructeur Udemy Axel Rittershaus recommande de s’appuyer sur la documentation numérique afin que tous les membres de l’équipe puissent voir que chacun travaille sur ses tâches et progresse. L’utilisation d’outils de gestion de projet comme Trello ou Asana permet à quiconque d’obtenir facilement un aperçu de haut niveau de l’avancement d’un projet. Vous pouvez également réduire le besoin de réunions de mise à jour des progrès lorsque tout le monde a accès à ces informations via des outils partagés. Pour plus de conseils d’Axel, consultez son cours, Leading & Working in Hybrid Teams/Remote Teams.

Défi commun #3 : Burnout

L’épuisement professionnel est une préoccupation bien réelle en milieu de travail. McKinsey constate que 49% des employés souffrent d’épuisement professionnel, mais le nombre réel peut être beaucoup plus élevé puisque ceux qui ont connu le pire épuisement professionnel ont probablement déjà quitté leur poste.

L’épuisement professionnel est encore plus préoccupant dans un environnement hybride ou éloigné, car nous avons souvent besoin de limites claires. Quand commence et finit notre journée de travail ? Devez-vous répondre à « un dernier » e-mail ou message ? Il peut être difficile de concilier notre désir de paraître productif et serviable avec notre besoin de prendre soin de notre famille ou de nous-mêmes.

Comment le surmonter

En tant que leader, cherchez des moyens de modéliser de bons comportements limites. Alexis recommande de prendre des jours de vacances (et de ne pas travailler pendant ces jours !) et d’éviter d’envoyer des courriels ou des messages professionnels en dehors des heures normales de travail. Si vous ne pouvez trouver le temps de consulter vos e-mails que tard dans la nuit ou le week-end, assurez-vous d’utiliser la fonction « envoi programmé » afin qu’ils arrivent dans les boîtes de réception des membres de votre équipe à une heure raisonnable et que vous ne créiez pas l’attente qu’ils doit répondre en dehors de la journée de travail habituelle.

Axel affirme que les dirigeants ont la responsabilité de prêter attention au comportement des membres de leur équipe. Si vous remarquez des changements – comme un manque d’enthousiasme, d’excitation ou de participation – assurez-vous de vous enregistrer et de les encourager à prendre du temps pour se reposer et se ressourcer.

Défi commun #4 : Isolement social et professionnel

Nous recueillons beaucoup d’informations et créons un sentiment d’appartenance lorsque nous partageons le même espace de travail que les membres de notre équipe, même si nous ne le faisons pas intentionnellement. Nous pourrions entendre un peu une conversation et nous joindre ou rencontrer quelqu’un tout en prenant une collation et en partageant une mise à jour rapide. Ces types de rencontres fortuites sont beaucoup plus difficiles à reproduire dans le cadre hybride, ce qui permet aux gens de se sentir facilement exclus en termes d’interactions sociales et d’informations nécessaires pour bien faire leur travail. Les recherches de Gartner révèlent que seulement 33 % des organisations pratiquent une véritable transparence des informations. Nous ne pouvons donc pas simplement supposer que les membres de notre équipe ont automatiquement accès aux informations.

Comment le surmonter :

C’est devenu un peu un cliché d’organiser un happy hour Zoom, et de nombreux travailleurs sont au-dessus de cette tendance, dit Alexis. Heureusement, vous pouvez faire de nombreuses autres activités de consolidation d’équipe avec votre équipe distribuée, notamment jouer à des jeux de société virtuels, suivre des cours virtuels ensemble ou assister à une dégustation virtuelle d’aliments ou de boissons avec un guide expert.

Axel dit qu’il y a quatre catégories principales pour le team-building :

Espace et temps pour des conversations informelles
Des lieux pour discuter
Événements virtuels de team building
Événements de team building en personne

Visez un équilibre entre chacun de ces types d’activités pour soutenir au mieux votre équipe. Vous pouvez également proposer aux gens des moyens facultatifs de se connecter de manière décontractée, par exemple via un canal de refroidisseur d’eau dans Slack, une roulette de chat où les gens sont jumelés avec un collègue au hasard et font une pause-café virtuelle, ou même une heure de travail silencieuse où les gens peuvent appeler un Rendez-vous Zoom et travaillez ensemble tranquillement.

En matière de partage d’informations, il est important d’avoir une documentation et des processus clairs, afin que les gens sachent exactement où et comment chercher les réponses à leurs questions. De nombreux managers créent des guides « travailler avec moi » à partager avec leurs subordonnés directs et encouragent chaque membre de l’équipe à créer leur propre version.

Préparer les managers aux défis de diriger des équipes distantes et hybrides

Les entreprises qui s’adaptent le mieux au travail à distance et hybride sont celles qui conserveront un avantage concurrentiel à l’avenir. Lorsqu’on leur demande ce qu’ils recherchent dans l’avenir du travail, la plupart des employés espèrent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et une flexibilité pour le travail quotidien. Lorsqu’il est bien fait, le travail hybride a le potentiel de produire ces deux résultats.

Les gestionnaires ne possèdent pas automatiquement les compétences qui font d’eux de bons leaders dans l’environnement de travail difficile d’aujourd’hui. Aidez vos responsables à se préparer à relever les défis de la direction d’équipes distantes et hybrides grâce à l’apprentissage par cohorte de pairs et d’autres dirigeants.