Comment les RH peuvent aider à reconstruire la routine

Bien que la pandémie ait apporté de nombreux changements positifs au monde du travail, il a également amené de nombreux employés à perdre leur sens de la structure et de la routine. Ed Johnson examine comment les RH peuvent aider les équipes à reconstruire cette fondation vitale.

En tant qu'entrepreneur de startup technologique qui a bâti une entreprise axée sur le mentorat, j'ai eu la chance d'avoir d'innombrables conversations avec des professionnels incroyables, des directeurs et gestionnaires RH, des spécialistes de l'apprentissage et des chefs d'entreprise au cours des dernières années.

Un sujet qui revient à plusieurs reprises est la lutte pour retrouver un sentiment de structure et de routine après la pandémie. Et bien que le travail éloigné et hybride soit devenu la «nouvelle normale», la vérité est que, pour beaucoup de gens, ils n'ont toujours pas reconstruit les routines qui ont ancré leur productivité.

Nous avons vu, grâce à la demande de mentorat, que le nombre de personnes à la recherche d'un soutien dans les sujets liés à la «gestion du temps» a monté en flèche. Avant la pandémie, la gestion du temps était importante, mais ce n'était pas une crise.

Maintenant, c'est l'une des préoccupations les plus courantes que j'entends des professionnels de chaque industrie. De nombreuses personnes ont du mal à gérer leurs horaires, à équilibrer les priorités et à trouver la discipline pour rester productive dans un environnement avec moins de structures intégrées.

La réalité est que lorsque la pandémie a frappé, je crois que nous avons tous perdu quelque chose d'essentiel – une routine.

Et aussi douloureux que nous avons pu le dire – que ce soit le trajet quotidien, les heures de bureau régulières, les pauses déjeuner programmées ou les réunions en personne – la routine que nous nous avions donné quelque chose qui, avec le recul, était extrêmement précieuse.

Certaines personnes se sont bien adaptées, mais beaucoup essaient toujours de reconstruire une façon de travailler structurée. Le résultat? Une baisse généralisée de l'orientation, de l'efficacité et, finalement, de la productivité.

L'impact de ce manque de structure est plus grave que beaucoup ne le pensent. Sans routines claires et responsabilité externe, les distractions se multiplient, la motivation diminue et les inefficacités se glissent.

De nombreux employés se sentent dépassés et sous-supportés, qui ont du mal à naviguer sur les charges de travail sans guidage claire. Ce n'est pas seulement un problème individuel – c'est organisationnel.

Selon un rapport d'Asana en 2024, plus de la moitié du temps des employés britanniques est consacré au «travail sur le travail» – des tâches de faible valeur comme des e-mails et des réunions inutiles qui ne font pas grand-chose pour générer de réels progrès.

Les employés ont déclaré avoir passé en moyenne quatre heures par semaine lors de réunions qui n'avaient pas besoin de se produire. C'est le double du montant par rapport à 2019.

De plus, 68% des employés ont estimé que leurs managers manquaient de compréhension de leurs charges de travail, conduisant à des inefficacités et à l'épuisement professionnel.

Ces chiffres peignent une image austère. Si les employés passent la moitié de leur temps pour un travail non essentiel et que les managers n'ont pas une compréhension claire de ce qui se passe dans leurs équipes, il n'est pas surprenant que de nombreuses organisations soient aux prises avec la productivité.

Alors, quelle est la cause profonde? Un manque de structure et de routine, qui a conduit à une concentration fragmentée, à une mauvaise hiérarchisation et à une culture de travail réactive plutôt que proactive.

Alors, quelle est la solution? À mon avis, cela réside dans la routine de réintroduction – mais pas dans la façon dont nous y réfléchissons. L'ancien modèle de calendriers rigides de neuf à cinq ne fonctionne pas nécessairement dans un monde où la flexibilité est plus que jamais évaluée. Au lieu de cela, nous avons besoin d'une nouvelle approche qui combine la structure avec l'autonomie, et la clé pour faire ce travail est la responsabilité sociale.

L'un des plus grands avantages du travail en cours était la responsabilité sociale naturelle qu'elle a créée. Lorsque vous êtes entouré de collègues qui se concentrent sur le travail, il est plus facile de rester productif.

En tant qu'entrepreneur, avoir à avoir la discipline pour s'asseoir, se mettre à l'attaquer et se mettre au travail, je sais que le faire dans un environnement de co-travail est immédiatement plus efficace que dans un Solo, dans le bureau à domicile.

Il y a une attente tacite d'être engagé, réactif et contribuant. Sans cet environnement, il est beaucoup plus facile de tomber dans des modèles de procrastination, de distraction ou d'inefficacité.

J'espère que ma nouvelle plate-forme Uoutine, conçue pour aider les individus et les équipes à reconstruire la structure, à fixer des objectifs clairs et à rester responsables les uns envers les autres, exploitera cette motivation axée sur la communauté pour encourager la cohérence des habitudes de travail.

Donner aux gens les outils pour créer et s'en tenir à une routine, plutôt que les micro-gérer, peut générer des résultats significatifs.

D'après les innombrables conversations que j'ai eues au cours des dernières semaines et des mois, il semble que les organisations ont aujourd'hui deux priorités de productivité majeures:

Augmentation de la production (croissance de la productivité) – Les organisations ont besoin que les employés soient plus efficaces avec leur temps, éliminant les efforts gaspillés et se concentrant sur un travail à fort impact.

Capacité de mise à l'échelle (faire plus avec les mêmes ressources) – les entreprises cherchent à optimiser les processus afin qu'ils puissent gérer des charges de travail accrues sans simplement ajouter plus d'efforts.

Les outils de suivi de routine, combinés à de fortes stratégies RH pour engager les employés avec ces derniers, joueront un rôle crucial dans ces deux priorités.

Si les spécialistes des RH et des personnes peuvent aider les employés à mieux gérer leur temps, à rester sur la bonne voie avec les priorités et à construire des habitudes reproductibles, ils devraient rapidement voir des améliorations mesurables de la performance.

Une routine ne doit pas être rigide, en outre, elle doit simplement être intentionnelle et, en fin de compte, elle doit fonctionner pour les personnes qu'elle est conçue pour embrasser.

La pandémie et les réponses du gouvernement à lui à l'échelle mondiale nous ont forcés à participer à une expérience de flexibilité, et bien qu'elle ait eu de nombreux avantages, elle a également exposé les risques de la perte de structure.

Structure et routine avec lesquelles la plupart d'entre nous ont grandi depuis un très jeune âge – des heures de lit fixe, des repas et des horaires scolaires pour soutenir la maximisation de notre temps.

Maintenant, à mesure que nous allons de l'avant, nous devons être intentionnels de reconstruire ce qui a été perdu – mais d'une manière qui fonctionne pour le lieu de travail moderne.

Il y a eu beaucoup de discussions sur l'élévation de la productivité des employeurs et des ministères. Mais la productivité ne consiste pas à travailler plus d'heures; Il s'agit de travailler plus intelligent. Cela nécessite des routines, de la structure et de la responsabilité.

La question n'est pas de savoir si la routine est importante – il s'agit de savoir si nous sommes prêts à le reconstruire d'une manière qui soutient à la fois la productivité et le bien-être.

Les organisations qui investissent pour aider leurs employés à regagner ces fondations seront celles qui prospèrent dans les années à venir.