Réformes des congés payés en 2025 : ce que les RH doivent savoir
De nouvelles réglementations régissant les indemnités et droits aux congés pourraient entrer en vigueur pour les entreprises dont l'année civile de congés est en janvier. Samantha O'Sullivan du Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) explique comment les employeurs seront touchés.
Suite aux réformes des congés payés annoncées en janvier 2024, les employeurs doivent être conscients que le calcul du droit aux congés et de leur indemnité pourrait changer pour ceux dont l'année de congés commence à partir de janvier 2025.
Nous espérons que tous ceux qui traitent une paie savent que le ministère des Affaires et du Commerce (DBT) a publié des directives sur ces modifications de la réglementation sur le temps de travail. Mais qu’est-ce que cela signifie pour vous et quel impact cela aura-t-il sur votre masse salariale ?
L'objectif de la réforme est de simplifier le calcul des droits aux congés et des indemnités de congé pour les travailleurs à horaires irréguliers et pour une partie de l'année.
Auparavant, la jurisprudence était utilisée pour identifier les paiements pertinents à inclure dans la rémunération normale. Désormais, la législation définira la « rémunération normale ».
Cela comprendrait les paiements intrinsèquement liés à l'exécution du travail, comme les commissions ; les paiements liés au statut professionnel ou personnel tels que les qualifications professionnelles ; et tout autre paiement régulier payé au cours des 52 dernières semaines, par exemple les heures supplémentaires.
Des réglementations ont été élaborées pour clarifier la manière de calculer le droit aux congés et la rémunération des travailleurs travaillant à des horaires irréguliers et travaillant une partie de l'année. De nouvelles définitions de ces travailleurs ont été créées, permettant aux employeurs d'identifier correctement les travailleurs et de les traiter de manière conforme.
On parle de travailleur aux horaires irréguliers lorsque les horaires contractuels d'un employé sont majoritairement ou totalement variables. Cela inclut ceux qui ont des contrats occasionnels ou zéro heure.
Un travailleur travaillant une partie de l'année est un employé qui est engagé par contrat pour travailler une partie de l'année, ce qui entraîne des périodes d'au moins une semaine au cours de l'année pendant lesquelles il n'est pas tenu de travailler et ne sera pas payé.
Par exemple, un travailleur saisonnier qui cueille des fruits au printemps et en été, mais qui n'est pas engagé ou payé pour travailler en automne ou en hiver, répondrait à la définition d'un travailleur travaillant une partie de l'année.
Les méthodes d'administration des congés décrites ci-dessous ne peuvent être utilisées que pour toute personne identifiée comme travaillant à des horaires irréguliers ou à une partie de l'année.
Pour les années de congé commençant avant le 1er avril 2024, le droit aux congés continuera à être calculé de la même manière, ce qui signifie que tous les travailleurs recevront 5,6 semaines de congé annuel et seront payés pour ce congé lorsqu'ils le prendront, sur la base d'un taux de 52 semaines. calcul du salaire moyen.
Pour les années de congé commençant à compter du 1er avril 2024, les employeurs peuvent choisir entre :
- accumuler des droits aux congés sous forme de banque de congés à prendre comme congés ou
- payer une indemnité de vacances cumulée.
Les travailleurs travaillant à des horaires irréguliers et sur une partie de l'année qui bénéficient de 5,6 semaines de jours fériés seront calculés à 12,07 % des heures réellement travaillées au cours d'une période de paie.
Si vous deviez accumuler des congés dans une banque, vous calculeriez 12,07 % des heures rémunérées au cours d'une période de paie. (Les heures sont arrondies à zéro si elles durent moins de 30 minutes, mais seront arrondies à une heure si elles durent 30 minutes ou plus. Le CIPP est en liaison avec le ministère des Affaires et du Commerce pour déterminer ce qui se passe avec l'arrondi à l'inférieur, comme le processus proposé à cet égard. ne correspond pas aux autres conseils produits.)
En utilisant cette méthode, les employés devront demander des heures de congé, lorsque cela est nécessaire. Le congé est ensuite payé au moment de la prise, selon le calcul habituel de la période de référence (moyenne de 52 semaines) pour déterminer la rémunération normale.
L'option de cumul des congés payés fonctionne sur la base qu'un employé est payé pour son droit aux congés au fur et à mesure qu'ils sont accumulés au cours de cette période de paie, plutôt qu'au moment où ils sont réellement pris.
Auparavant, le cumul des congés payés était considéré comme illégal en vertu de la directive sur le temps de travail. Toutefois, des modifications législatives rendent désormais licites les congés payés cumulés uniquement pour les travailleurs travaillant à des horaires irréguliers et travaillant une partie de l'année.
L'élément de congés payés doit être séparé sur une fiche de paie, et le congé doit toujours être accordé par l'employeur.
Pour calculer la valeur du pécule de vacances cumulé, le salaire total du travailleur au cours d'une période de paie doit être multiplié par 12,07 % (droit légal).
Le droit doit être payé à chaque période de paie et figurer sur une ligne distincte sur la fiche de paie, identifiant à quoi se rapporte le paiement.
- Par exemple : un travailleur payé mensuellement et qui a travaillé 134 heures à 11,44 £ de l'heure :
134 x 11,44 £ = 1 532,96 £ de salaire total pour cette période de paie, ce qui signifie que - 1 532,96 £ x 12,07 % = 185,03 £ d'indemnité de vacances due au cours de cette période de paie
Le droit aux congés continuera à s'accumuler pendant que les employés sont en congé légal, c'est-à-dire en congé de maladie ou en congé familial.
Pour les employeurs qui accumulent des congés en banque, une période de référence de 52 semaines doit être utilisée pour calculer une moyenne des heures travaillées. Pour le calcul, les semaines contenant un congé légal doivent être exclues, mais les semaines sans travail ni salaire sont incluses.
En cas d'utilisation d'un pécule de vacances cumulé, vous pouvez à la place prendre une moyenne des éléments de pécule de vacances payés au cours de la période de référence, semaines comprises et exclues, sur la même base que ci-dessus.
En préparation de votre date d'entrée en fonction, il est important d'identifier les travailleurs qui seront concernés, de décider de la méthode de calcul que vous utiliserez et de continuer à communiquer avec les employés concernés.