Corruption : quand l’acceptation de cadeaux enfreint-elle la loi ?

Les employeurs peuvent être tenus responsables des actions de leurs employés en matière de cadeaux. Il est donc important de savoir où se situent les limites éthiques, écrit David Browne.

La récente controverse autour du fait que le Premier ministre et son épouse acceptent des cadeaux sous forme de vêtements et de billets de concert a relancé les discussions sur les règles et les limites éthiques des cadeaux.

Même si des mots comme « pots-de-vin » et « corruption » évoquent des images de sociétés mondiales faisant pression sur les gouvernements, ils touchent en réalité des entreprises de tous secteurs et de toutes tailles.

Responsables des actes de leurs employés, il est essentiel que les employeurs mettent en place les politiques et procédures appropriées pour prévenir la corruption, sinon ils courent le risque d'énormes répercussions financières, de réputation, voire pénales.

La Bribery Act 2010 criminalise quatre infractions : le fait de corrompre quelqu'un, le fait de se faire corrompre, la corruption d'agents publics étrangers et le fait de ne pas empêcher la corruption par des personnes associées.

Cette dernière infraction est ce qui rend les organisations responsables des actes de leurs employés, les entreprises étant potentiellement responsables de ne pas avoir mis en place des garanties suffisantes pour empêcher que des actes de corruption ne se produisent ; une infraction passible d’une amende illimitée.

Bien que la loi soit claire en termes généraux sur ce qui constitue de la corruption, il reste facile d’enfreindre la législation.

Par exemple, il couvre les infractions commises à l'étranger ainsi qu'au Royaume-Uni, de sorte que le commerce dans d'autres pays où les « paiements de facilitation » sont une norme culturelle peut être difficile à naviguer.

Les employeurs doivent donc surveiller à tout moment les actions de leurs employés et des mesures doivent être prises pour garantir des enregistrements clairs, précis et à jour de toutes les transactions financières afin de garantir la transparence.

La loi rend les entreprises non seulement responsables du fait que leurs employés cherchent à corrompre autrui, mais elle élargit cette définition pour inclure toutes les « personnes associées ».

Cela signifie quelqu'un qui fournit des services en leur nom, qui peut inclure des consultants, des entrepreneurs, des indépendants ou des agents.

Les employeurs doivent donc faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils décident avec quels partenaires externes travailler, par exemple en effectuant une vérification approfondie des antécédents, en examinant les documents pertinents et en demandant des références le cas échéant.

Cependant, ce n’est pas parce qu’un employé est reconnu coupable de corruption que son employeur sera également inculpé.

Les entreprises qui peuvent prouver qu’elles ont mis en place des politiques solides et des procédures adéquates pour prévenir et dissuader les pots-de-vin et la corruption peuvent être disculpées devant les tribunaux ou échapper complètement aux poursuites.

Cette protection repose sur plus qu’une simple politique qui reste sur une étagère et qui prend la poussière. Les employés doivent non seulement être au courant de la politique, mais aussi la comprendre pleinement.

Cela peut nécessiter, par exemple, une formation régulière utilisant des exemples pertinents de ce à quoi pourraient ressembler les pots-de-vin et la corruption, spécifiques aux secteurs et aux postes professionnels.

Il est également essentiel que les employés comprennent les conséquences du non-respect de cette politique, notamment le risque d'être renvoyé de l'entreprise, ainsi que le risque d'une sanction financière, d'une condamnation pénale, voire d'une peine de prison.

Ces séances et ceux qui y ont participé devront également être correctement enregistrés afin de constituer un élément clé de la défense dans une enquête pour corruption.

Une politique de tolérance zéro à l'égard des infractions de corruption, appliquée systématiquement à tous les employés, est essentielle pour démontrer l'engagement d'une entreprise dans la lutte contre la corruption.

L'équipe de direction doit donner un exemple clair et positif en démontrant une culture de transparence qui se répercutera sur les jeunes employés et imprégnera la culture de l'entreprise dans son ensemble.

Les entreprises devraient également réfléchir à leur approche en matière d’hospitalité d’entreprise. Un outil clé pour établir et entretenir des relations avec les clients et les parties prenantes ; le gouvernement a clairement indiqué que, lorsque la loi a été présentée, l'intention n'était pas de mettre un terme à l'hospitalité des entreprises, mais plutôt de garantir qu'elle ne puisse pas être utilisée comme prétexte pour des activités illégales.

La corruption est définie par la loi comme quelque chose qui cherche à induire, ou induise effectivement, une « mauvaise performance » : en d'autres termes, inciter ou influencer la prise de décision ou le comportement d'une personne.

Par conséquent, lorsqu'une entreprise décide d'offrir un cadeau, l'intention qui le sous-tend doit être claire dès le départ afin de garantir qu'il n'y a pas d'attente de « contrepartie ».

Même lorsque le raisonnement est clair, l’optique et le timing doivent toujours être pris en compte. Par exemple, il peut être courant de toujours envoyer un cadeau aux clients le jour de leur anniversaire.

Cependant, si l’entreprise est à ce moment-là au milieu d’un processus d’appel d’offres avec le client, cela pourrait être mal interprété – quelles que soient les intentions ou les attentes passées.

Il est également important que les entreprises soient conscientes de la manière dont un cadeau pourrait être perçu.

Bien que les pots-de-vin soient souvent considérés comme particulièrement somptueux ou coûteux, pour garantir que les entreprises dans des secteurs où les cadeaux sont beaucoup plus courants, comme l'hôtellerie, les loisirs ou le divertissement, ne soient pas injustement scrutées, les normes du secteur en matière d'hôtellerie d'entreprise sont prises en compte.

Une entreprise dans un secteur où les cadeaux sont plus inhabituels est beaucoup plus susceptible de faire l'objet d'une enquête, même si la valeur du cadeau est moindre, qu'une entreprise qui le fait fréquemment.

Un moment ou une apparence suspecte du cadeau sont bien plus susceptibles de déclencher un signal d'alarme que le simple fait d'être une entreprise généreuse envers ses clients ou ses parties prenantes.

Toute entreprise qui s'engage dans des cadeaux ou des invitations d'entreprise à quelque échelle que ce soit doit rester vigilante et toujours faire preuve de prudence.

L’idée de pots-de-vin et de corruption peut sembler exagérée pour la plupart des propriétaires d’entreprise, mais cela arrive bel et bien.

La loi est claire : les entreprises ne peuvent pas invoquer la défense des procédures adéquates en mettant en place rétrospectivement des politiques de protection juridique lorsqu'un employé est reconnu coupable.

La seule défense adéquate est une prévention proactive et une culture anti-corruption bien établie. La mise en œuvre de politiques claires dès maintenant pourrait éviter aux entreprises d’énormes dommages financiers et de réputation à l’avenir.