Flexibilité de l'espace de travail: optimiser les besoins de votre bureau à des fins

Bien que certaines entreprises aient émis des mandats de retour au bureau, d'autres continuent d'optimiser leurs installations pour répondre aux demandes de travail flexible. Lucinda Pullinger explore la flexibilité de l'espace de travail et l'art de trouver le bon mélange pour votre peuple.

Les entreprises du monde entier considèrent constamment comment optimiser l'espace de travail, conserver les talents et maximiser la rentabilité. Flex Workspace offre une solution, offrant des coûts plus bas, plus de flexibilité et plus d'équipements que l'espace de travail à long terme traditionnel.

Bien que la transition nécessite une planification, Flex est une solution. Ce changement vers un monde de travail plus hybride était en cours avant Covid, et Lockdown a simplement accéléré le voyage.

L'adoption généralisée de la technologie par les entreprises a permis cette transition, mais la technologie évolue constamment et les entreprises progressent constamment pour assurer un environnement de travail plus efficace et productif.

Une bonne gestion offre de la productivité. Si une entreprise prend du temps à l'avance pour créer une stratégie d'espace de travail claire et bien considéré avec un point de vue sur le but de son bureau ou de ses bureaux, alors peu importe si votre équipe est dans le même bureau, à 10 miles ou 100 miles de là.

Workspace doit finalement s'aligner sur les besoins des équipes qui l'utilisent. Si vous obtenez les choses correctement, l'emplacement et la conception du bureau compléteront les travaux entrepris et permettent la productivité.

Si vous pouvez expliquer à votre peuple le «pourquoi» de votre stratégie d'espace de travail, ils comprendront et seront disposés – des participants presque enthousiastes. Ensuite, l'entreprise peut recommencer à faire ce qu'elle fait le mieux, confiante dans le plan qu'ils ont adopté et communiqué efficacement en interne.

Les employés veulent que leur bien-être soit pris en charge (ce qui les rend plus productifs et plus fidèles, donc les avantages sociaux), les employeurs et les investisseurs se soucient de l'empreinte carbone de leur entreprise et des employés et des employeurs souhaitent que leur entreprise réussisse financièrement.

Adhésion

Flex fournit un choix, ce qui peut aider à aligner les intérêts des employés et des employeurs. Flex couvre une grande variété de produits, notamment des bureaux virtuels, des espaces de co-travail, des bureaux entretenus, des abonnements et des baux à court terme. L'art obtient le bon mélange pour votre entreprise.

Adhésions, où les employés ont une «allocation» mensuelle pour accéder à des bureaux de co-travail ou à des services, les bureaux moyens ne sont réservés que lorsqu'ils sont nécessaires et les employés conservent le choix de leur travail au quotidien.

Les adhésions sont de plus en plus organisées par des entreprises offrant des plateformes d'agrégateurs, ce qui garantit que les employés ne réservent que des espaces qui adhèrent aux normes des entreprises (bien-être, sécurité, etc.) tout en maximisant le choix. Les paramètres de coût peuvent également être mis en place, de sorte que les employés connaissent le budget maximal qu'ils ont à «dépenser» sur une période et, par conséquent, le coût est contrôlé.

Les bureaux desservis, pris pour des périodes prescrites, permettent une agilité pour une entreprise, mais malgré les commodités partagées, la flexibilité a un prix. L'espace supplémentaire ne peut pas toujours être garanti par l'opérateur, il y a donc encore le dilemme «combien d'espace avons-nous besoin».

Des accords ou des baux à court terme signifient que vous avez votre propre espace de travail de marque et que vous pouvez donc optimiser du point de vue de la conception pour répondre aux besoins de votre entreprise et de votre bien-être de vos employés – par exemple des pods téléphoniques, des salles de réunion, des ratios de bureau assis, de l'art, de la biophilie, de la nourriture et des boissons, du contrôle solide et des matériaux utilisés.

Les éléments D&I devraient également être pris en compte, que la conception ait des handicaps physiques ou une neurodiversité. Cela aidera à garantir que tous vos employés prospèrent et apprécient l'espace et verront que cela les aide à bien performer. Il existe des recherches qui montrent que des couleurs de carreaux de tapis spécifiques peuvent aider les employés partiellement aperçus, par exemple.

Commentaires des employés

La façon dont vous choisissez les exigences de bureau peut être largement déterminée par les données. Par exemple, pour une ville ou un quartier, des baux à court terme ont un sens économique par rapport à un bureau géré, combien d'espace est nécessaire pour optimiser le retour sur l'investissement en cours (du point de vue des coûts et du carbone), combien un bureau est utilisé et quand (est le même régime de nettoyage chaque jour) et combien les abonnements sont utilisés.

Rassembler les commentaires des employés et considérer les tests A / B à mesure que votre plan est mis en œuvre, tous fournissent des points de données riches qui peuvent être facilement rassemblés et utilisés pour évoluer et s'améliorer.

De plus en plus, les propriétaires proposent des baux à court terme et invitent les opérateurs dans leurs bâtiments pour un certain nombre d'étages. L'avantage pour les entreprises est qu'ils peuvent prendre un espace loué tout en ayant accès à un espace de coworking réservable ou à des salles de réunion supplémentaires sur la base des besoins dans le même bâtiment.

Les entreprises aujourd'hui sont dans une excellente position. Il y a un grand choix concernant les stratégies de travail et une énorme prolifération des produits disponibles sur le marché avec beaucoup de données pour les faire bien. Cela signifie qu'il y a plus d'opportunités, mais se tromper crée des risques et, finalement, cela peut avoir un impact sur la rentabilité et le bassin de talents.